Svar på fråga
2012/13:127 Statsministerns kontroll över offentlighetsprincipen
Försvarsminister Karin Enström
Peter Rådberg har frågat statsministern om vilken
kontroll statsministern har över hur hans regeringskansli följer grundlagens
bestämmelser om hantering av allmänna handlingar.
Frågan har överlämnats till mig.
Av 5 kap. 1 § offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400) framgår att allmänna handlingar ska registreras, så
snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som
inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att
det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Är det
uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för en myndighets
verksamhet finns undantag från detta. Offentlighets- och sekretesslagen
innehåller ytterligare regler om registrering. Fler regler på området finns
vidare i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).
I likhet med andra statliga myndigheter har
Regeringskansliet att följa gällande lagar och förordningar om allmänna
handlingar. För att närmare reglera hur Regeringskansliet ska organisera sin
verksamhet på området har särskilda föreskrifter meddelats i bland annat
förordningen med instruktion för Regeringskansliet, Regeringskansliets
föreskrifter med arbetsordning för Regeringskansliet, Regeringskansliets
föreskrifter med arbetsordning för Försvarsdepartementet, Regeringskansliets
föreskrifter om säkerhetsskyddet i Regeringskansliet samt Regeringskansliets föreskrifter
om gallring av allmänna handlingar. Som ytterligare stöd för medarbetarna i
deras dagliga hantering av allmänna handlingar finns även en av
Statsrådsberedningen utgiven promemoria om registrering av allmänna handlingar
i Regeringskansliet samt en promemoria från Statsrådsberedningen om elektronisk
post, innehållande bland annat checklista för hantering av allmänna handlingar
i elektronisk post.
Försvarsdepartementet hanterar en mycket stor mängd
allmänna handlingar, varav ett stort antal innehåller uppgifter som omfattas av
sekretess. Det är viktigt att personalen har god kunskap om gällande reglering
på området, så att handlingarna hanteras korrekt, bland annat då det gäller
frågan om diarieföring. Det sker därför regelbunden information om hantering av
allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Departementets nyanställda
genomgår ett internt utbildningsprogram där bland annat dessa frågor tas upp.
Information ges även i andra sammanhang. Exempelvis är ett utbildningsprogram i
ämnet, som är planerat att starta i december i år, under framtagande.