den 28 november

Svar på fråga

2012/13:127 Statsministerns kontroll över offentlighetsprincipen

Försvarsminister Karin Enström

Peter Rådberg har frågat statsministern om vilken kontroll statsministern har över hur hans regeringskansli följer grundlagens bestämmelser om hantering av allmänna handlingar.

Frågan har överlämnats till mig.

Av 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att allmänna handlingar ska registreras, så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Är det uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för en myndighets verksamhet finns undantag från detta. Offentlighets- och sekretesslagen innehåller ytterligare regler om registrering. Fler regler på området finns vidare i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

I likhet med andra statliga myndigheter har Regeringskansliet att följa gällande lagar och förordningar om allmänna handlingar. För att närmare reglera hur Regeringskansliet ska organisera sin verksamhet på området har särskilda föreskrifter meddelats i bland annat förordningen med instruktion för Regeringskansliet, Regeringskansliets föreskrifter med arbetsordning för Regeringskansliet, Regeringskansliets föreskrifter med arbetsordning för Försvarsdepartementet, Regeringskansliets föreskrifter om säkerhetsskyddet i Regeringskansliet samt Regeringskansliets föreskrifter om gallring av allmänna handlingar. Som ytterligare stöd för medarbetarna i deras dagliga hantering av allmänna handlingar finns även en av Statsrådsberedningen utgiven promemoria om registrering av allmänna handlingar i Regeringskansliet samt en promemoria från Statsrådsberedningen om elektronisk post, innehållande bland annat checklista för hantering av allmänna handlingar i elektronisk post.

Försvarsdepartementet hanterar en mycket stor mängd allmänna handlingar, varav ett stort antal innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Det är viktigt att personalen har god kunskap om gällande reglering på området, så att handlingarna hanteras korrekt, bland annat då det gäller frågan om diarieföring. Det sker därför regelbunden information om hantering av allmänna handlingar, offentlighet och sekretess. Departementets nyanställda genomgår ett internt utbildningsprogram där bland annat dessa frågor tas upp. Information ges även i andra sammanhang. Exempelvis är ett utbildningsprogram i ämnet, som är planerat att starta i december i år, under framtagande.